外语学院办公室工作职责
发布人: 发布时间: 2010-10-21 访问次数: 602

       

    外语学院办公室应围绕学校和学院的整体工作,明确岗位职能,保证工作质量,增强服务意识,认真履行岗位职责,强化分工明确下的整体合作,创造既机动灵活,又规范有序的工作氛围。

    一、岗位设置:
    1、 秘书 人事 财务 总务
    2、 教务 考务
    3、 图书 资料 档案
    二、队伍要求:
    要求具备良好的职业道德和业务素养,团结友爱,忠于职守,心胸开阔,爱岗敬业,热情待人。具备基本的业务能力和服务意识,能够担当兼岗值日的能力,工作运行采取首问责任人和兼岗值日人机制,
    三、工作职责:
    1、 秘书工作职责
    ⑴ 负责学院常规文件和文稿的起草及制作。
    ⑵ 收集信息,及时获取和反映群众中的问题和矛盾,准确反映情况并提出合理化建议,当好领导的参谋。
    ⑶ 组织和协调学院日常工作和活动。
    ⑷ 负责校内外各单位、各部门的联络工作。
    ⑸ 负责各类公文收发、批转及督办。
    ⑹ 负责学院印章、介绍信的管理。
    ⑺ 做好归档材料的移交。
    ⑻ 做好领导交办的其它工作。
    2、 人事工作职责
    ⑴ 建立学院人事信息数据库,制作和完成各类统计报表。
    ⑵ 负责学院教职工工作考勤,做好婚、丧、事、产、病、探亲等各类请假记录。
    ⑶ 了解各类人员的工资、津贴状况,及时做好调整工资、津贴时的填报、核查及落实工作。
    ⑷ 按学校和学院工作部署,做好考核、奖惩、聘任工作。
    ⑸ 办理教师资格、职称、职务等晋升申报核查工作。
    ⑹ 办理国内外人才引进和招聘选留工作。
    3、 财务工作职责
    ⑴ 保管学院事业费经费本并负责使用开票。
    ⑵ 记录学院内各类经费的使用情况,设置经费类目,详细做好明细帐。
    ⑶ 及时办理非常规费用的收取、上缴和结算,按时做好超工作量酬金等现金的发放。
    ⑷ 一旦发现不符合财务制度的报销或财务管理上的漏洞,及时向有关领导报告。
    ⑸ 定期进行帐目清理,每学期进行来往帐目计算,并上报学院的经费流向与结余。
    4、 总务工作职责
    ⑴ 建立固定资产帐目册,全面掌握教学办公用房和各类设备的使用情况。
    ⑵ 做好日常教学活动的后勤保障工作,负责购置、维护、管理好学院内的办公设备、办公家具、文具用品等,办理各类办公用品的登记发放。
    ⑶ 负责行政信函、书报、杂志的征订、收发,完成各类行文和教学材料的印刷、制作任务,关心、落实卫生及安全措施。
    ⑷ 保证办公设备和办公用房的完好,做好维修完善工作。
    5、 教务工作职责
    ⑴ 协助各系主任制定或修改教学计划,督促教学人员准时完成、递交教学任务书与教学日历表,并按学院工作计划进行教学跟踪。
    ⑵ 运用学校教学管理网络平台,分别做好学生成绩管理和课堂教学管理,做好成绩录入和数据处理。
    ⑶ 根据学校或学院的教学安排,及时完成各阶段教务管理工作,其内容有预定教材,编制教学班,设计和按排课程表,制作和发放教学班名册。
    ⑷ 收集课堂信息,了解教学动态,协调教学过程中产生的问题,处理常规事务,非常规事务及时与学院领导通气。
    ⑸ 维护及保管计划、安排、任务书、教学分析、成绩分析、毕业论文、学生成绩等各类教学资料和数据,并准时归档。
    ⑹ 管理学院内各层次、各专业的其它教学事务。
    6、 考务工作职责
    ⑴ 严格执行校院两级的考务规定,管理学院内各层次、各专业的课程考试。
    ⑵ 督促出卷老师按时、正确出卷,并注意试卷印刷前后的审核。
    ⑶ 按考务管理规定,负责其中、期末等各类常规考试的组织、落实、巡查。
    ⑷ 负责学院的教学跟踪,教学测评,发放学生考勤及成绩记录册并进行汇总登记。
    ⑸ 组织考场安排,落实主监考人员。
    ⑹ 负责做好考卷的装订与归档工作。
    7、 图书、资料、档案管理工作职责
    ⑴ 办理本学院师生的图书资料借用、阅览手续,保证图书资料的齐全、整洁、安全。
    ⑵ 定期清点整理书库,保证藏书正常运转。
    ⑶ 负责图书、资料的采集、编目,及时向主管领导提供增订、购买、保管最新书刊的意见,及时传发情报资料信息。
    ⑷ 负责学院各类文书材料的档案管理,做好教学、科研、行政等文书档案的收集、整理、保管。
    ⑸ 负责对各类档案的分类、编目、归档,努力使档案资料丰富、齐全,做好档案资料的使用和维护。
    ⑹ 负责档案库房清理,保证档案安全。
    8、 各岗位必须坚持职责相连责任共担的原则,应以良好的服务态度和工作质量为第一要素。加强作风培养,办公室每一个人都要以诚恳的态度,诚实的作风对待工作,以宽容的心态,友善的言行待人。要做到上下一致,言行一致,表里如一;要动手,动脑,肯干,巧干,要有全心全意为师生服务的精神,顾全大局,切实把各项工作做好。